Powszechnie wiadomo, że każda dobrze prosperująca firma opiera się na zarządzaniu finansami. Dostrzeżenie tego faktu sprawiło, że zaczęto modernizować i przekształcać dział księgowości. Firmy i zarządcy nieruchomości chcąc pozyskać klientów, zwłaszcza wspólnoty mieszkaniowe, tworzą wewnętrzną księgowość pracującą z klientami w trybie on-line.

Dotychczas by uzyskać wgląd do opłat mieszkaniowych, planów gospodarczych oraz historii odczytów, trzeba było udać się osobiście do administratora lub wspólnoty. Obecny rozwój firm zajmujących się nieruchomościami pozwala na swobodne przeszukiwanie pożądanych treści za pomocą Internetu.
W dobie dzisiejszej konkurencji, firmy chcą osiągać jak najlepsze rezultaty i wyniki na rynku. Dlatego inwestują w swoich pracowników. Profesjonalne firmy zajmujące się administracją i zarządzaniem nieruchomościami, jak np. Nieruchomości Zarządzanie i Administrowanie Tomasz Greń, mają własny wewnętrzny dział księgowości.

Polskie firmy nadal stronią od outsourcingu. O ile outsourcing obsługi prawnej, rekrutacji i szkoleń nie budzi dziś wątpliwości i jest akceptowany przez większość firm, o tyle outsourcing księgowości wzbudza szereg kontrowersji. Kierownictwo firm obawia się braku dostępu do informacji, dział finansowy redukcji zespołu, a główny księgowy utraty pracy.
Własny dział księgowość jest atutem w rękach zarządcy nieruchomości. Tacy pracownicy znają bardzo dobrze firmę, są lojalni wobec przedsiębiorstwa, w którym pracują ­- mówi Tomasz Greń, krakowski zarządca i administrator nieruchomości.

Coraz większe wymagania klientów sprawiają, że firmy stawiają sobie coraz wyższą poprzeczkę w zakresie standardów świadczenia usług. Wiarygodność firmy budowana jest na stałym informowaniu mieszkańców o rozliczeniach, dostępnych on-line.

Atutem takich firm, jak tej należącej do Pana Tomasza Grenia, jest pełna informatyzacja. System „Lokale”, stworzony przez MMSoft z Krakowa oferuje częściową automatyzację księgowości. System generuje niezbędne raporty, zestawienia i sprawozdania finansowe. Zarządca sam może zmieniać ich wygląd i dostosować do swoich potrzeb. Ponadto umożliwia przechowywanie danych o mieszkańcach, budynkach i urządzeniach pomiarowych.

Mieszkańcy zarządzanych przez nas nieruchomości, korzystają z udostępnionej przez nas usługi „LokaleNet” – mówi Tomasz Greń.

Usługa ta powiązana jest z systemem „Lokale” i umożliwia mieszkańcom przeglądanie za pośrednictwem Internetu wybranych danych o swoim mieszkaniu oraz wymianę informacji z administracją. Dostęp do wybranych informacji możliwy jest na bieżąco, 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, z każdego miejsca na świecie.

Każdy mieszkaniec dostaje od nas identyfikator i hasło, umożliwiające zalogowanie się do systemu. Po zalogowaniu klient ma dostęp do historii odczytów, może sprawdzić swoje saldo opłat. Może również sprawdzić stan ostatnich odczytów wodomierzy i ciepłomierzy oraz pobrać udostępnione przez nas dokumenty np. sprawozdania finansowe. Niektórym grupom, np. Zarządowi dodatkowo proponujemy usługę podglądania wszystkich koszów zarejestrowanych w systemie: zaległości i nadpłat pozostałych członków wspólnoty. Nasz system umożliwia sprawną i szybką kontrolę Zarządu nad opłatami lokatorów, a lokatorom kontrole nad pracami i finansami Zarządu. Szybki dostęp do żądanych informacji usprawnia przepływ komunikacji między zarządcą, a mieszkańcami wspólnot – kontynuuje Greń.

Pracownicy działu księgowości zobowiązani są do przedstawiania dokumentów i rozliczeń w sposób przejrzysty. Tak, aby każda z tabel i wykres był zrozumiały dla przeciętnego mieszkańca. Odejście od systemu techniki ręcznej i przebitkowej na komputerową powoduje, że zbiory danych księgi głównej i pomocniczej muszą być tworzone indywidualnie dla każdej jednostki. Pod kuratelą księgowych znajduje się od kilku do kilkunastu wspólnot mieszkaniowych, które na bieżąco trzeba ewidencjonować. Księgowi muszą śledzić i uzupełniać informacje dotyczące opłat, remontów, planów zagospodarowania oraz dostosowywać je potrzeb i wymogów każdego z mieszkańców.

Dodanie obowiązków księgowości, by wszystko było zrozumiałe dla naszych klientów, procentuje. Sprawna komunikacja to gwarancja zyskania zaufania naszych klientów. To dostrzeżenie faktu, iż nieruchomość jest kapitałem, którego wartość rynkowa zależy od jakości zarządzania – mówi Greń.

Teraz aby załatwić sprawy opłat mieszkańcy nie muszą biegać od jednego biura rachunkowość do drugiego. Wystarczy, że uzyskają kod dostępu do strony internetowej i włączą komputer. Profesjonalna obsługa odpowiednio wykwalifikowanych księgowych zapewni klientom łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów. I usprawni działanie całej wspólnoty mieszkaniowej.